企业应收款项管理|公司法务部如何高效撰写催款函

在现代企业的经营活动中，应收款项管理是企业财务健康的重要组成部分。作为企业法务部门的核心工作之一，撰写规范、严谨且高效的催款函不仅能够维护企业的合法权益，还能促进与客户的合作关系。深入探讨“公司法务部怎么写催款函”这一议题，从撰写原则、结构要求到注意事项进行全面解析。

催款函？

催款函是指企业为了追讨逾期应收账款而向债务人发出的正式通知文件。其目的是通过法律手段提醒债务人履行还款义务，并明确双方的权利与责任关系。在公司管理中，催款函不仅是企业法务工作的重要工具，也是企业维护自身权益的关键环节。

催款函的重要性

1. 维护企业权益：通过正式文件的形式，明确债务关系，避免因逾期款项问题引发的法律纠纷。

2. 保障资金流动性：应收账款的及时回收能够增强企业的现金流管理能力，确保企业运营的稳定性。

企业应收款项管理|公司法务部如何高效撰写催款函 图1

3. 促进业务合作：在保持与客户良好合作关系的以专业形象推动债务人主动履行还款义务。

如何撰写有效的催款函？

（一）催款函的基本结构

1. 标题

标题应简洁明了，通常为“催款通知单”或“关于XX欠款的催款函”，并包含双方公司名称。

2. 基本内容框架

收款单位信息：包括债务人名称、联系人信息等。

催款事由：简要说明欠款情况及合同约定的具体条款。

还款要求：明确还款金额、方式和截止日期。

法律依据：引用相关法律规定，告知债务人逾期不还将承担的法律责任。

（二）催款函撰写要点

1. 结构清晰

催款函应具备条理性和逻辑性，确保信息传达准确无误。建议采用数字或序号分点说明。

2. 内容完整

包括双方合同编号、欠款金额、逾期天数等关键信息，并附上相关凭证文件。

3. 语气得当

文字需正式严谨，既要有催促的紧迫感，又不能显得过于强硬或威胁。建议控制在50字以内。

（三）实用模板

致：XX公司

尊敬的XX公司：

我司注意到贵公司在收到2023年X月X日签订的《XX服务合同》项下应付账款合计人民币XXXX元（大写：XXX仟佰拾元整）已逾期未支付。根据双方约定，该笔款项应于2023年X月X日前支付，现距期限已有X天。

为维护我司合法权益，请贵公司在收到本函后立即核对账目，并于2023年X月X日（含当日）前将全额款项汇至以下账户：

银行：XXX银行

银行账号：XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXX

户名：XXX公司

如未能按时履行付款义务，我司将根据《中华人民共和国合同法》及《民事诉讼法》相关规定采取进一步法律手段追讨欠款。由此产生的全部费用（包括但不限于诉讼费、律师费等）均由贵公司承担。

特此函告！

此致

敬礼！

XXX公司法务部

企业应收款项管理|法务部如何高效撰写催款函 图2

2023年X月X日

催款函的注意事项

1. 注意留存证据

发出催款函后，建议通过EMS或挂号信方式邮寄送达，并妥善保存回单及邮件底单，作为后续法律行动的重要依据。

2. 避免自行扩大权利主张范围

在催款过程中，法务人员应严格按照合同约定和法律规定进行操作，不得擅自更改条款或提出不合理要求。

3. 注重沟通与协商

催款函应作为双方友好协商的基础，通过积极沟通解决矛盾。建议在正式发函前尝试或邮件方式提醒对方。

4. 因企制宜，灵活调整催款策略

根据债务人的实际情况（如经营状况、信用记录等），灵活调整催款策略。对于长期合作的客户，可采取分期还款等方式缓和矛盾。

5. 关注时间节点

法务人员需要特别注意相关法律规定的时限要求，《民法典》中有关诉讼时效的规定，避免因超期而失去胜诉权。

催款函写作技巧

1. 模板化管理

制定标准化的催款函模板，并根据实际情况灵活调整内容。这不仅提高工作效率，还能确保格式统一规范。

2. 注重条款严谨性

每一条款均需要经过法律顾问或法务部门审核，确保其符合法律规定，避免出现无效条款。

3. 明确法律后果

在催款函中应清晰阐述逾期还款的法律后果，使债务人充分了解不履行义务所需承担的责任。

4. 附上相关证据材料

需附上合同复印件、付款凭证等相关文件资料，确保内容真实有效。

在现代企业经营活动中，应收款项管理已成为衡量企业财务健康的重要指标。作为法务部门的核心工作之一，撰写规范且高效的催款函不仅是维护企业权益的关键手段，也是促进与客户友好合作的有效途径。希望本文对从事企业法务工作的同仁有所帮助，在实际工作中能够灵活运用这些方法技巧，提高工作效率并防范经营风险。

通过规范化的催款函管理流程和专业的法律手段，法务部门能够在保障企业合法权益的进一步提升企业的整体管理水平和市场竞争力。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）