未签法务合同的企业费用追讨与风险规避

许多企业在日常经营中会遇到法务服务的需求，包括但不限于法律咨询服务、合同审查、诉讼代理等。在实际操作过程中，有些企业可能会存在未与法务公司签订正式合同就支付了相关费用的情形。这种情况下，企业往往面临一个关键问题：如果双方没有签署书面协议，企业是否还有权利要求返还已经支付的费用？结合实际情况和法律规定，对企业如何处理类似情况提出建议。

未签法务合同企业的付费行为性质

在未签订正式法务服务合同的情况下，企业依然向法务公司支付费用，这种情形在法律上可能被认定为“事实服务关系”。根据《中华人民共和国合同法》第三十六条的规定：“没有书面形式或者口头形式订立合同，但双方已经实际履行主要义务的，视为合同成立。”在实务中，若企业已接受法务公司提供的部分或全部服务，并进行了费用支付，即使未签订正式合同，双方仍然可能形成事实上的法律关系。企业无法简单地以“未签合同”为由要求返还费用。

企业如何证明与法务公司存在事实服务关系

未签法务合同的企业费用追讨与风险规避 图1

1. 沟通记录和邮件往来：企业应保存所有与法务公司的沟通记录，包括邮件、短信、微信聊天等。这些资料可以作为双方达成口头协议或接受服务的证据。

2. 付款凭证：转账记录、发票收据等财务凭证是证明经济往来的直接证据。如果企业已向法务公司支付过费用，这些单据可以证明双方存在经济往来关系。

3. 服务成果：包括法律意见书、合同审查记录、诉讼文书等 tangible 服务成果也是重要的佐证材料。

4. 第三方见证：如果有其他第三方（如银行、共同合作单位）能够证明企业与法务公司的业务往来，也可作为辅助证据。

企业如何要求返还费用

即使存在上述“事实服务关系”，企业仍可基于合同法的相关规定主张权利。具体而言：

1. 协商解决：企业可以尝试与法务公司进行沟通协商，要求其退还部分或全部费用。在协商过程中，应尽量明确表达退款原因，并保留相关证据。

2. 争议调解：如果双方无法自行达成一致，企业可寻求专业调解机构的帮助，通过第三方调解来解决问题。

3. 法律诉讼：在穷尽上述途径后，企业可以选择向人民法院提起诉讼。此时，企业需要提供充分的证据，证明法务公司未按约定提供服务或服务质量存在重大问题，从而要求返还费用。

未签法务合同的企业费用追讨与风险规避 图2

未签订正式合同对企业的影响

1. 举证难度增加：由于缺乏书面合同的明确约定，在双方产生争议时，企业的举证责任加重。企业需要提供更多间接证据来证明自己的主张。

2. 服务不规范：未签合同可能导致法务公司提供的服务质量无法得到保障，影响企业的正常经营活动。

3. 法律风险加剧：在发生纠纷时，由于缺乏明确的法律依据，企业在处理过程中可能处于被动地位。

企业如何防范类似风险

1. 完善内部管理制度：企业在选择法务服务时，必须严格按照内部管理流程进行操作。对于任何金额较大的支出行为，都应当经过审批程序，并签署正式合同。

2. 建立法律风险评估机制：在与法务公司合作前，企业应对其资质、 reputation 进行充分了解和评估，确保选择正规可靠的服务机构。

3. 完善财务内控体系：加强会计核算管理，对于所有支出项目都应当保留完整的原始凭证，并定期进行内部审计，确保资金使用合规高效。

4. 事前法律审查：在付款前，企业的法务部门或法律顾问应当介入，对相关协议、交易的合法性进行审查，避免因支付无合同依据的服务费用而陷入被动。

处理建议

企业如果遇到未签法务合同但已支付费用的情况，不应采取简单粗暴的解决方式。正确的做法是全面收集和整理相关证据材料，通过合法途径主张权利。企业需要以此为鉴，建立完善的法律事务管理流程和内部控制制度，防范类似问题再次发生。在实际操作中，建议企业寻求专业律师的帮助，确保自身合法权益得到充分保护。

企业在任何时候都应秉持审慎经营的原则，注重合同的签订与履行，以最大限度降低经营风险，保障企业的稳健发展。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）